LA NÉTIQUETTE et le bon usage du courriel

Qu’est-ce que la nétiquette? Il s'agit de règles de civilité et de bonne conduite afin de permettre à l'ensemble des internautes de  partager un comportement respectueux des autres, que ce soit dans les réseaux sociaux, dans les forums ou lors de l’envoi de   messages par courriel. Aujourd'hui, tout le monde ou presque peut rédiger un courriel et l'envoyer à un destinataire en quelques clics. Voici donc quelques règles simples à tenir compte lors de la rédaction et de la transmission d'un message.

1- Bien remplir le champ « Objet »

Indiquer clairement le sujet ou titre du message dans la zone « Objet » ou « Sujet ». Ceci est particulièrement important pour le destinataire. Il sera d'autant plus facile pour le destinataire de distinguer dans l'ensemble des courriers qu'il reçoit ceux qui sont prioritaires de ceux qui le sont moins si le sujet du message est explicite. Cela lui permettra aussi de classer plus facilement les courriers reçus. Si votre objet n’est pas explicite, il aura tendance à le lire en dernier. Remplissez donc l’objet.

2- N'envoyer le courrier électronique qu'aux personnes concernées.

Il est déplacé et désagréable pour les destinataires, de transmettre du courrier électronique à n'importe qui. Les destinataires perdent notamment un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont peu ou aucun intérêt pour eux.

  • Le champ « A : » désigne le destinataire principal. C'est à lui que s'adresse le courrier électronique.
  • Le champ « Cc : » ou« Copie conforme : » désigne les personnes tenues informées de la communication par ce courriel.

  • Le champ « CCI ou Copie conforme invisible » désigne des destinataires invisibles (masqués) aux autres dentinaires. Par contre, l'utilisation de cette fonctionnalité est déconseillée en milieu professionnel.

3- Préférer les phrases courtes

Les phrases courtes et bien reliées entre elles par des mots de liaison permettent de faciliter la lecture pour le destinataire.

4- Éviter les points d'exclamation

Il faut à tout prix éviter, dans le contexte professionnel car les points d'exclamation et les points de suspension sont une expression des sentiments.

5- Supprimer les abréviations

Dans un courriel professionnel, les abréviations sont à supprimer ! Le courriel n'est pas un texto. Il requiert de s’adresser avec courtoisie aux personnes.

6- Respecter votre destinataire

Un courriel bien soigné, bien écrit, qui respecte les règles de politesse. Être bref et bien situer le contexte du message. Si le message est long, le diviser en plusieurs paragraphes en facilite la lecture. Un texte précis et bien structuré permet d'éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Utilisez un langage convenable et évitez l'humour déplacé, les sarcasmes, les termes racistes et les injures.

7- S'il faut attacher des documents au message, pensez aux destinataires

Le destinataire d'un fichier attaché ne possède pas forcément les logiciels permettant de le lire. Assurez-vous que le fichier est enregistré dans un format décodable par la plupart des logiciels courants. (ex. .rtf au lieu de .doc). Par ailleurs, faites attention à la taille des fichiers attachés. Plus la taille est importante, plus le temps de transmission et de réception sera long. Utilisez les utilitaires de compression ou décompression comme WinZip ou WinRAR pour réduire la taille de ces fichiers (.zip). 

Avant l'envoi d'un message sensé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente avant de cliquer sur ENVOYER!

8- Restreindre l'utilisation des caractères en majuscules

L'emploi de mots en majuscules indique, dans les pratiques du Net, que l'on veut exprimer de grandes émotions (joie, colère), ce qui n'est pas toujours bien ressenti par votre correspondant. Pour faire ressortir un terme, le placer plutôt entre guillemets.

9- Taille, couleur des caractères

N'augmenter pas démesurément la taille des caractères (ex. 16 points, en rouge!). Un tel message est agressif pour celui qui le reçoit.

10- Avant de transmettre un message, prendre le temps de le relire.

Pensez à corriger les fautes de frappe ou de français. Le style des messages reflète l'image de l'expéditeur. S'assurer de bien s'identifier et de laisser des coordonnées à la fin du message. Écrivez  vos courriels sous Word qui a un très bon correcteur orthographique. Et surtout, avant d'appuyer sur la touche “Envoyer”, relisez-vous plusieurs fois.

11- Lors de la réception d'un message

Lorsqu'un message a été lu, décider immédiatement de le classer. Le courrier électronique se gère comme le courrier classique. Pour retrouver facilement un message, prenez l'habitude de classer les messages reçus en vous créant divers dossiers thématiques. Il sera ainsi plus facile de retrouver un message ou un fil de discussion. Certains clients de messagerie permettent d'affecter une couleur à un message. Il peut être utile de vous définir un code de couleurs pour permettre d'identifier certaines catégories de messages.

12- Imprimer ou non

A moins que cela ne soit essentiel, prendre l'habitude de ne pas imprimer le courrier électronique. Lorsque le courrier est classé, il peut être retrouvé rapidement si nécessaire. Cela évite de gaspiller du papier inutilement et donc contribue à préserver l'environnement.

13- Respecter la confidentialité des messages reçus.

Ne jamais rediriger ou retransmettre à d'autres personnes un courrier électronique personnellement adressé sans l'autorisation de l'expéditeur.  Pour les messages adressés à plusieurs personnes, en général vous pouvez les retransmettre en utilisant la fonction CCI (copie conforme invisible) afin de masquer les adresses de courriel de vos destinataires.

 

Conclusion

On se doit de bien l’utiliser, mais on peut déjà parler d'une mort annoncée du courriel. Ce qui a toujours intéressé les jeunes, c'est la communication en temps réel, la communication en ligne instantanée. Le courriel est de plus en plus abandonné au profit des réseaux sociaux et du microclavardage comme Twitter. La perte d'intérêt pour le courriel s'accompagne donc sans surprise d'une croissance exponentielle de l'usage des réseaux sociaux, qui désormais sont entrés dans le quotidien de neuf nord-américains sur dix.

Alors, à vous et moi de continuer à utiliser plusieurs moyens de communications, et pourquoi pas le bon vieux téléphone, pour ne pas se retrouver le bec à l’eau trop rapidement lors des changements!


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Sources et liens suggérés:

8 conseils pour que vos courriels ne finissent pas à la corbeille

Règles de bon usage de la messagerie

Guide des droits sur internet

Appelez-moi: Sylvain Gagnon (418-720-7081)