La méthode OHIO

La méthode "OHIO" est un moyen facile d'être plus efficace et productif dans la façon dont on gère les dossiers et les ressources d'information. En fait, il peut aider toute personne à atteindre flux de travail plus efficace. 

OHIO signifie: Only  Handle It Once. La prémisse de cette méthode est que lorsque la paperasse atterrit sur votre bureau, vous ne manipuliez qu'une fois pour immédiatement attribuer à sa place correcte au lieu de re-brassage le papier à votre boîte de réception. Voici comment faire cela.

Lorsque la paperasse atterrit sur votre bureau (que ce soit un dossier que vous avez reçu du stockage ou il est une lettre en provenance d'un client), analyser immédiatement le document et le renvoyer à l'un des quatre domaines suivants: 

1- Dépôt - Ce sont des documents qui doivent être intégrés dans le système de dépôt central de votre organisation. Vider le dossier "Dépôt" devrait être sur tout le monde est quotidienne "à faire" liste. Cela garantit que l'information récente est intégrée dans les ressources d'information de l'organisation et maintient en cours d'information pour la prise de décision. 

2- Lecture- Prenez ce fichier avec vous quand vous allez à des réunions où vous pouvez lire le contenu en attendant les réunions pour commencer ou pendant les pauses, ou lorsque vous quittez pour le trajet de retour (ce un excellent moyen de rattraper le travail tout en surfant sur le bus ou en voyageant). Le dossier de lecture est un excellent moyen d'éviter de perdre du temps. 

3- Routage - Ce sont des informations que vous n'avez pas besoin, mais il peut être utile à quelqu'un d'autre. Si vous êtes dans un grand bureau qui utilise encore les bordereaux de routage, puis utiliser le routage glisse pour envoyer les informations à d'autres et obtenir sur votre bureau. Si vous souhaitez recevoir l'article plus tard, vous pouvez indiquer sur le bordereau de routage.

4- Action - Ceci est votre liste «à faire». Que ce soit quelque chose à signer, ou nécessite des travaux importants, ou tout simplement une réponse simple, placez vos points d'action dans ce dossier. Allez dans votre fichier d'action quotidienne, systématiquement, de sorte que rien ne se manquer. 

Vous ne serez pas surpris d'apprendre que l'ensemble de notre courrier entrant (que ce soit papier ou électronique), 80 pour cent de celui-ci peut être immédiatement affecté à déchiquetage ou le recyclage. Cela nous laisse avec seulement de 20 pour cent qui doit être alloué aux quatre zones restantes - qui est, le dépôt, la lecture, le routage ou l'action. 

Ce que je fais pour ma paperasse est que j'ai 4 dossiers de fichiers mis en place sur mon bureau pour les quatre zones. Puis, quand la paperasse arrive (habituellement une fois par jour), je passe la en revue, puis la place immédiatement dans l'un des dossiers. Bien sûr, si elle est un élément de déchiquetage ou de recyclage (et 80 pour cent des articles sont déchiquetage ou le recyclage!), Qui va immédiatement dans le déchiquetage ou le bac de recyclage. 

Puis, à la fin de chaque journée, je prends environ 10 minutes pour vider ces dossiers. 

On me demande souvent: "Qu'en est-il un fichier divers si l'article ne correspond pas à l'un de ces domaines et vous n'êtes pas sûr si vous devez déchiqueter?" Pour cela, je dis éviter d'utiliser des fichiers divers ou «généraux». Au lieu de cela, utilisez un fichier de rappel. Un fichier de rappel est un type de système «mettre en avant» pour lequel vous pouvez utiliser un type d'accordéon de fichier pré-numérotées de 1 à 31 pour les jours du mois. Voici comment le fichier de rappel fonctionne: Lorsque vous recevez un élément qui semble être divers ou général, et vous avez vérifié avec la plupart des bureaux à sa valeur, mais personne ne peut vous conseiller, placer l'élément dans le dossier de tickler à la date d'aujourd'hui.Par exemple, si aujourd'hui est le 14 Mars, puis placez l'élément dans l'emplacement du fichier classé numéro 14. Puis, dans un délai d'un mois, si personne n'a demandé pour l'article, vous pouvez soit le détruire ou de le déplacer en avant un autre mois. Vous pouvez le faire jusqu'à un an, après quoi, si personne n'a trouvé de la valeur de l'article, vous devez détruire. 

La méthode OHIO et le système de rappel, lorsqu'il est utilisé de concert pour gérer vos documents vous aideront à devenir efficace et éviter le «syndrome du rat pack."